Видови законска усогласеност за бизнисите во Холандија

Усогласеност со законите значи дека вашиот бизнис ги почитува сите правила што го обврзуваат: холандските закони, директно применливите регулативи на ЕУ, условите за дозволи и лиценци, колективните договори за работа и внатрешните политики што сте ги усвоиле сами. За компанија во Холандија, овие правила спаѓаат во ограничен број области, секоја со свој надзорник, но можете да ги управувате само откако ќе знаете кои области важат за вас и кој ги спроведува.

Главните области се вработување, заштита на податоци и сајбер безбедност, даночно и финансиско известување, спречување на перење пари и санкции, конкуренција и потрошувачко право, животна средина и безбедност на производи, корпоративно домаќинство и секторски лиценци. Подолу објаснуваме што бара секоја област, кој орган ја надгледува, какви трошоци за неусогласеност и како градите програма за која можете да докажете дека функционира.

Која е разликата помеѓу законската и регулаторната усогласеност?

Усогласеноста со прописите е општа должност за почитување на законот што важи за сите. Усогласеноста со прописите е потесен збир на обврски што ги следи и спроведува назначен супервизор во одреден сектор или за одреден ризик.

Усогласеноста со прописите ги опфаќа Холандскиот граѓански законик (Burgerlijk Wetboek, BW), даночното законодавство, трудовото право, кривичното право и општите правила за животната средина и личните податоци. Го поставува минималниот стандард и се применува без разлика дали некој проверува или не.

Усогласеноста со регулативата се однесува, на пример, на институција за плаќање согласно Законот за финансиски надзор (Wet op het financieel toezicht, Wft), болница под инспекторатот за здравствена заштита, компанија која управува со инсталација согласно дозвола за животна средина и планирање (omgevingsvergunning) или оператор на коцкање согласно Законот за обложување и игри на среќа (Wet op de kansspelen). Типични карактеристики се лиценца или регистрација, постојана обврска за известување, овластувања за инспекција и административни санкции како што е налог предмет на плаќање казна (last onder dwangsom) или административна казна (bestuurlijke boete).

Зошто разликата е важна во пракса

Двете се спроведуваат преку различни патишта и со различно темпо. Прекршувањето на општиот закон обично излегува на виделина преку спор, тужба или кривична истрага, а за тоа одлучува судот. Прекршувањето на регулаторно правило излегува на виделина преку инспекција или задолжителен извештај и се решава административно, честопати долго пред да се вклучи судот.

Кога ги наведувате вашите обврски, забележете за секоја од нив која рута се применува. Тоа одредува кого треба да информирате, колку брзо треба да одговорите и дали работите со супервизор со кој ќе мора да продолжите да работите и потоа.

Бидете внимателни со рамките од други јурисдикции. Законот Сарбејнс-Оксли на САД и секторските кодови напишани за американскиот пазар немаат правна сила во Холандија, колку и да често се појавуваат во софтверот за усогласеност. Она што ја обврзува холандската компанија е холандското и европското право, плус договорните стандарди на кои сте се согласиле, како што се правилникот на шемата за плаќање или барањата за ревизија на клиентот.

Од каде доаѓаат вашите обврски: однадвор или одвнатре?

Надворешното почитување ги опфаќа правилата што ви се наметнуваат однадвор; внатрешното почитување ги опфаќа правилата што сами ги поставувате. И двете се важни, бидејќи внатрешното правило, откако ќе се усвои, станува стандард според кој судот или надзорникот го мери вашето однесување.

Надворешните правила вклучуваат законодавство, регулативи на ЕУ, услови за дозволи, колективни договори за труд кои се прогласени за општо обврзувачки и правилата на која било шема на која сте се приклучиле. Не можете да ги отфрлите со договор, а некој друг да ги одлучи последиците од прекршувањето.

Внатрешните правила вклучуваат кодекс на однесување, матрица за одобрување на трошоците, политика за подароци и гостопримство, кодекс на добавувач и стандарди за квалитет над законскиот минимум. Тие се доброволни по потекло, но не се во сила. Откако ќе се соопшти, внатрешното правило може да стане дел од работниот однос и е мерило за отпуштање поради прекршување на правилата на компанијата. Политика што не ја спроведувате може да биде полоша од никаква политика, бидејќи покажува дека сте идентификувале ризик, а потоа не сте направиле ништо.

Холандското и законодавството на ЕУ сè повеќе бараат да можете да покажете дека сте се организирале за усогласување. Примери се принципот на одговорност во GDPR, должноста за одржување на здрава административна организација и внатрешна контрола во финансискиот надзор и инвентарот и евалуацијата на ризиците според законот за работни услови. Затоа, документацијата е доказ, а не бирократија. Таа, исто така, објаснува зошто усогласеноста бара сопственик со дефинирани одговорности на ниво на одбор.

Што е потребно за усогласеност со прописите за вработување?

Законот за работни односи е задолжителен закон: не можете да склучите договор за негово раскинување на штета на вработениот. Повеќето бизниси прво ги исполнуваат условите овде, преку правилата за отпуштање, работното време, минималната плата и здравјето и безбедноста.

Законот за отпуштање се наоѓа во Книга 7 од Холандскиот граѓански законик. Тоа е затворен систем: на работодавачот му е потребна една од законските основи во член 7:669 BW и мора да го следи правилниот пат. Отпуштањето од економски причини и по две години болест поминува низ Агенцијата за осигурување на вработени (UWV). Отпуштањето од лични причини, како што се лоши резултати, нарушен работен однос или виновно однесување, поминува низ покраинскиот суд (kantonrechter). Отпуштањето со заемна согласност се евидентира во договор за спогодба (vaststellingsovereenkomst), кој вработениот може да го отповика во рок од 14 дена согласно член 7:670b BW.

Околу тоа јадро се наоѓаат уште три режими. Законот за работно време (Arbeidstijdenwet) ги ограничува работното време и времето за одмор. Законот за минимална плата и минимален надоместок за одмор (Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag) утврди законска минимална плата по час од 1 јануари 2024 година, која се прилагодува двапати годишно. Законот за работни услови (Arbeidsomstandighedenwet) бара писмен инвентар и евалуација на ризици (risico-inventarisatie en -evaluatie, RI&E) со план за дејствување. Тој документ е обично првото нешто што го бара Холандскиот орган за труд (Nederlandse Arbeidsinspectie).

Доколку вработувате државјани надвор од ЕЕА, се применува Законот за вработување на странски државјани (Wet arbeid vreemdelingen). Ви е потребна работна дозвола или единствена дозвола за работа и престој, и мора да го проверите и копирате документот за идентификација на вработениот. Трудовото тело го спроведува ова со административни казни.

Два развојни случувања што треба да ги вклучите во вашиот план

Работодавците со 50 или повеќе вработени мора да имаат внатрешна постапка за пријавување што ги исполнува барањата на Законот за заштита на дојавувачите (Wet bescherming klokkenluiders). Холандскиот орган за дојавувачи (Huis voor Klokkenluiders) е еден од надворешните канали на кои вработените можат да се обратат.

Претпријатијата што им ставаат работници на располагање на трети страни мора да се подготват за Законот за прием на посредници за труд (Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten, Wtta). Законот стапува на сила на 1 јануари 2027 година, а Холандскиот орган за труд ќе го спроведе барањето за прием од 1 јануари 2028 година. Новиот Холандски орган за пазар на труд (Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt) ги разгледува апликациите за прием. Засегнати се и ангажирачите, бидејќи користењето на добавувач кој не е примен ќе биде забрането.

Што бараат заштитата на податоците и сајбер безбедноста?

Доколку обработувате лични податоци, се применува GDPR и мора да можете да докажете дека вашата обработка е законска. Доколку работите во сектор опфатен со Законот за сајбер безбедност (Cyberbeveiligingswet), имате и обврска за грижа и обврска да пријавувате инциденти.

GDPR (на холандски: Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) е дополнет со холандскиот Закон за спроведување на GDPR (Uitvoeringswet AVG). Надзорник е Холандскиот орган за заштита на податоци (Autoriteit Persoonsgegevens, AP). Не постои општа обврска да се регистрирате кај AP пред да обработувате лични податоци. Наместо тоа, GDPR бара одговорност.

Во пракса, ова значи законска основа за секоја операција на обработка, евиденција за активностите на обработка, јасни информации за приватноста, применливи процедури за пристап, барања за исправка и бришење и договор за обработка со секој обработувач. Исто така, ви е потребна документирана проценка на преносите надвор од ЕЕА, соодветни безбедносни мерки и проценка на влијанието врз заштитата на податоците каде што обработката веројатно ќе резултира со висок ризик.

Според член 33 од GDPR, мора да го известите лицето за повреда на лични податоци во рок од 72 часа откако ќе дознаете за тоа, освен ако е малку веројатно дека повредата ќе резултира со ризик за поединците. Според член 34 од GDPR, мора да ги известите и засегнатите лица ако ризикот е висок. Неизвестувањето може да се казни со парична казна до 10 милиони евра или 2% од светскиот годишен промет. Највисоките казни според GDPR, на пример за обработка без законска основа, достигнуваат до 20 милиони евра или 4% од светскиот годишен промет, кое и да е поголемо.

Кибербезбедноста според Законот за кибербејбилигингсвет

Законот за сајбер безбедност, кој ја имплементира Директивата на ЕУ за NIS2, се применува од 15 август 2026 година. Тој опфаќа суштински и важни субјекти во одредени сектори. Тие мора да се регистрираат во Националниот центар за сајбер безбедност (NCSC) и да ја исполнат обврската за грижа што опфаќа управување со ризици, безбедност на синџирот на снабдување, справување со инциденти и континуитет на работењето. Раководството е одговорно за ова.

Значајните инциденти мора да се пријават во две фази: рано предупредување во рок од 24 часа и поцелосно известување во рок од 72 часа. Надзорот е поделен меѓу секторските супервизори, при што Холандскиот орган за дигитална инфраструктура (Rijksinspectie Digitale Infrastructuur, RDI) ги опфаќа дигиталната инфраструктура и давателите на дигитални услуги. Започнете со проверка дали спаѓате во опсегот. Големината и секторот одлучуваат за ова, а не вашиот сопствен став за тоа колку сте критични.

вештачка интелигенција

Според Законот на ЕУ за вештачка интелигенција, веќе се применуваат забраните за забранети практики, обврските за моделите на вештачка интелигенција за општа намена и должностите за транспарентност за системи што комуницираат со луѓе или генерираат синтетичка содржина. Режимот со висок ризик е одложен со дигиталниот омнибус пакет: до 2 декември 2027 година за системите наведени во Анекс III и до 2 август 2028 година за вештачката интелигенција во производите опфатени со Анекс I. Предложената Директива за одговорност за вештачка интелигенција е повлечена, па затоа одговорноста за штета предизвикана од вештачка интелигенција се проценува според вообичаените холандски правила за деликт, одговорност за производи и договор.

Кои даночни, известувачки и антиперингни должности се применуваат?

Секој бизнис има даночни обврски и, како BV или NV, должност за поднесување годишни сметки. Должностите за спречување на перење пари важат само за одредени институции, но таа група е поширока отколку што мислат повеќето луѓе.

Во зависност од вашата правна форма, плаќате данок на добивка или данок на доход, како и ДДВ, и задржувате и плаќате даноци на плата за вашите вработени. Даночната и царинската управа (Belastingdienst) ги администрира сите овие обврски. Должноста е процедурална колку и суштинска: точни и навремени пријави, комплетна евиденција и администрација што може да се ревидира. Мора да ги чувате деловните евиденции седум години, а податоците што се однесуваат на недвижен имот десет години.

Law & More не советува за структурирање на даноци. За вашата суштинска даночна позиција ви е потребен даночен советник. Разумна поделба на работата е даночниот советник да ја одреди позицијата, а адвокат да се справи со последиците доколку следи спор или истрага.

Годишни сметки

БВ или НВ мора да ги подготви, усвои и поднесе своите годишни сметки до Трговската комора (Kamer van Koophandel, KvK), најдоцна дванаесет месеци по завршувањето на финансиската година. Доцното поднесување е повеќе од формалност. Тоа е економски прекршок, а во подоцнежен стечај тоа значи дека директорите се сметаат за неправилно извршени своите должности согласно член 2:248 BW. Законот потоа претпоставува дека ова била важна причина за стечајот, што е начинот на кој директорите можат да станат лично одговорни за дефицитот. Листираните компании имаат дополнителни обврски за известување и објавување, надгледувани од Холандскиот орган за финансиски пазари (Autoriteit Financiële Markten, AFM).

Перење пари

Законот за перење пари и финансирање на тероризам (спречување) (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, Wwft) се однесува на назначените институции. Тие вклучуваат банки, осигурители и институции за плаќање, но исто така и сметководители, даночни советници, нотари од граѓанското право, адвокати за одредени услуги, агенти за недвижности, доверителни канцеларии, даватели на крипто услуги и трговци кои прифаќаат големи плаќања во готово.

Нивните должности се длабинска анализа на клиентите базирана на ризик, идентификување и верификација на крајниот корисник (кој поседува повеќе од 25%), континуирано следење и пријавување на необични трансакции до Единицата за финансиско разузнавање (FIU-Nederland). Холандскиот систем бара извештаи за необични трансакции, не само за сомнителни, што е намерно понизок праг. Надзорот е поделен помеѓу De Nederlandsche Bank (DNB), AFM, канцеларијата за надзор на даночните власти на Wwft (Bureau Toezicht Wwft) и професионалните тела.

Самото перење пари е кривично дело според членовите 420bis до 420quater од холандскиот Кривичен законик (Wetboek van Strafrecht, Sr); Wwft наметнува само превентивни должности. Нашиот водич за перење пари во Холандија објаснува како двете се вклопуваат заедно. Доколку вашиот бизнис ракува со дигитални средства, прочитајте ја и нашата белешка за ризиците од усогласеност со криптовалутите.

Санкции

Усогласеноста со санкциите често се меша со спречување на перење пари, но таа е обврзувачка за секој бизнис, не само за назначените институции, и не постои исклучок базиран на ризик. Доколку тргувате преку границите, видете го нашиот водич за усогласеност со санкциите во Холандија . Тој опфаќа скрининг, тест за сопственост и контрола и обврски за известување според Законот за санкции од 1977 година (Sanctiewet 1977).

Што бараат конкурентското, потрошувачкото и договорното право?

Не смеете да се согласувате со конкурентите за цените или пазарите и не смеете да злоупотребувате доминантна позиција. Ако продавате на потрошувачи, мора да ги почитувате и правилата за потрошувачи во Книга 6 и Книга 7 од Холандскиот граѓански законик.

Законот за конкуренција (Mededingingswet) го отсликува правото на конкуренција на ЕУ. Тој забранува договори и договорени практики што ја ограничуваат конкуренцијата и злоупотреба на доминантна позиција. Управата за потрошувачи и пазари (Autoriteit Consument en Markt, ACM) ги спроведува и двете, со овластувања што вклучуваат ненајавени инспекции на деловни простории и дигитални податоци.

Обичните компании ретко се фаќаат во класични картели. Вистинските ризици се размена на информации во рамките на трговско здружение, договори за цени или територија меѓу дистрибутерите, договори за забрана за кражба меѓу работодавачите и одржување на цената на препродажба претставена како препорачана цена. Казните се базираат на прометот, а директорите можат да бидат казнети лично за давање инструкции или водење на прекршокот.

ACM, исто така, го спроведува законот за заштита на потрошувачите. Правилата за продажба од далечина, преддоговорни информации, 14-дневното право на повлекување, нефер комерцијални практики и неразумно тешки општи услови важат за секој бизнис што продава на потрошувачите. Тие се спроведуваат приватно, бидејќи потрошувачот може да поништи нефер услов, и јавно, бидејќи ACM може да изрече казни. ACM, исто така, ги надгледува пазарите на енергија, телекомуникации, пошта и транспорт. Откако Законот за енергетика (Energiewet) стапи на сила на 1 јануари 2026 година, тој го применува тој закон наместо Законот за електрична енергија од 1998 година и Законот за гас.

Усогласеност со договорот

Усогласеноста со договорот е мирната област што предизвикува најголем број спорови. Според член 6:234 BW, мора да ги доставите вашите општи услови пред или кога ќе се склучи договорот; во спротивно, другата страна може да ги поништи клаузулите. Законските рокови течат без разлика дали некој ги гледа или не. Купувачот мора да поднесе жалба во разумен рок по откривањето на дефект, а рокот на застарување се прекинува само со писмено известување во кое јасно го задржувате вашето право на исполнување.

Затоа, дневникот за договорни и законски рокови е алатка за усогласеност, а не правен детаљ. За повторливите проблеми во оваа област, видете го нашиот преглед на вообичаени корпоративни правни прашања.

Кои еколошки и производни правила важат за вас?

Активностите што влијаат на физичката средина спаѓаат под Законот за животна средина и планирање (Omgevingswet), или според општите правила или според дозвола. Производите што ги пласирате на пазарот на ЕУ мора да ги исполнуваат законите на ЕУ за производи.

Omgevingswet се применува од 1 јануари 2024 година. Тој ги спои поранешните закони за планирање, градење и животна средина во еден систем. Општините, покраините и водоводните власти се надлежни органи, а регионалните служби за животна средина (omgevingsdiensten) вршат повеќето инспекции и спроведување. Ако вашиот бизнис ракува со отпад, испушта во вода, испушта во воздух, складира опасни супстанции или работи со енергетски интензивни инсталации, претпоставете дека сте во опфатот и проверете ги правилата, наместо да чекате инспекција.

Усогласеноста на производите во голема мера е водена од ЕУ. За да се пласира производ на пазарот на ЕУ, тој мора да ги исполнува важечките хармонизирани закони, да носи CE ознака каде што е потребно, да биде поткрепен со техничка документација и да има одговорен економски оператор основан во ЕУ. Холандскиот орган за безбедност на храна и производи за широка потрошувачка (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, NVWA) врши надзор врз хигиената на храната, етикетирањето и следливоста, како и безбедноста на производите за широка потрошувачка, играчките и одредени други производи. Инспекторатот за човекова животна средина и транспорт (Inspectie Leefomgeving en Transport, ILT) врши надзор врз транспортот, пратките на отпад, домувањето и инфраструктурата.

Известување за одржливост и длабинска анализа

ЕУ ги стесни правилата за одржливост преку пакетот Омнибус I, Директива (ЕУ) 2026/470. Директивата за длабинска анализа (CSDDD) сега се однесува само на многу големи компании, од 26 јули 2029 година; земјите-членки мора да ја транспонираат до 26 јули 2028 година. Хармонизираниот режим на граѓанска одговорност на ЕУ е отстранет, а казните се ограничени на 3% од светскиот нето промет. Опсегот на известување за одржливост (CSRD) е исто така намален на најголемите компании. Имплементацијата во Холандија сè уште се стигнува, затоа проверете ја моменталната состојба пред да се потпрете на постар извор.

Кои корпоративни должности и лиценци за домаќинство важат?

Секое холандско правно лице мора да ја одржува својата регистрација во Стопанската комора актуелна и да ги регистрира своите крајни корисници. Доколку за влез на вашиот пазар е потребна лиценца, условите за лиценца се меѓу вашите најважни обврски.

Трговскиот регистар (Handelsregister) мора да ги прикажува вашите тековни директори, овластени потписници и регистрирана адреса. Застарениот регистар дозволува поранешен директор да биде претставен на трети страни како сè уште овластен. Крајните корисни сопственици мора да бидат евидентирани во регистарот на UBO што го води Трговската комора. Јавниот пристап до тој регистар беше затворен по пресудата на Судот на правдата на ЕУ од 22 ноември 2022 година, но обврската за регистрација е непроменета. Надлежните органи, а во одредени околности и институциите на Wwft, сè уште имаат пристап.

Корпоративното управување додава дополнителен слој. Според член 2:239 од Законот за корпоративно управување (BV), директорите мора да дејствуваат во интерес на компанијата и нејзиното работење. Директор со судир на интереси не може да учествува во донесувањето на одлуката. Режимот на големи компании (structuurregime) и Законот за работнички совети (Wet op de ondernemingsraden) воведуваат свои барања за консултации и одобрување. Од 1 јануари 2025 година, изменетите правила важат за споровите меѓу акционерите и за пристапот до постапката за истрага (enquêteprocedure) пред Претпријатиската комора (Ondernemingskamer) на... Amsterdam Апелациски суд.

Секторските лиценци се на врвот. Финансиските услуги бараат лиценца според Wft од DNB или AFM. Игрите на среќа бараат лиценца од Холандскиот орган за коцкање (Kansspelaautoriteit). Давателите на здравствени услуги одговараат пред Инспекторатот за здравство и грижа за млади (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, IGJ) и, за тарифите и однесувањето на пазарот, пред Холандскиот орган за здравствена заштита (Nederlandse Zorgautoriteit, NZa). Грижата за деца, приватното обезбедување, такси превозот, преработката на отпад и огненото оружје имаат свои режими. Прекршувањето на условите на лиценцата ја става во опасност и самата лиценца, не само вашите финансии.

Кој што спроведува?

Усогласеноста станува управлива откако ќе можете да го именувате органот зад секоја обврска. Органот ги одредува санкциите со кои се соочувате, извештаите што ги должите и тонот на разговорот. Ова е работната мапа за повеќето бизниси:

• Холандски орган за заштита на податоци (AP): GDPR, известувања за повреда на податоци и жалби од субјектите на податоци.
• Холандски орган за труд: услови за работа, работно време, минимална плата, вработување на странски државјани и трудова експлоатација.
• Управа за потрошувачи и пазари (УПП): конкуренција, заштита на потрошувачите и регулирани пазари на енергија, телекомуникации, пошта и транспорт.
• Холандската банка и AFM: надзор на финансиските претпријатија според Wft и надзор на Wwft врз институциите што им се доделени.
• Даночна и царинска администрација, вклучувајќи го и Bureau Toezicht Wwft: даночни пријави и плаќања, водење евиденција и надзор на трговци и посредници против перење пари.
• ФИУ-Холандија: прима извештаи за необични трансакции и одлучува кои се прогласени за сомнителни и ги доставува до истражните органи.
• NVWA: безбедност на храната, безбедност на производите, етикетирање и благосостојба на животните.
• ILT: транспорт, испорака на отпад, вода и домување.
• Општини, покраини и служби за животна средина: дозволи и спроведување според Omgevingswet.
• RDI и секторските супервизори за сајбер безбедност: должноста за грижа и пријавување инциденти според Законот за сајбер безбедност.
• Царина (Дуан) и Централна канцеларија за увоз и извоз (CDIU): царина, контрола на извозот, лиценци за двојна употреба и санкции на границата.
• Секторски регулатори: Kansspelautoriteit, IGJ и NZa, и од 2027 година Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt за трудови посредници.

Зад сите нив стои кривичниот пат. Законот за економски прекршоци (Wet op de economische delicten, WED) ги претвора прекршувањата на многу регулаторни закони во економски прекршоци. Тие се истражуваат од страна на Службата за фискално разузнавање и истрага (FIOD) или надлежниот инспекторат и се гонат од страна на специјализираната канцеларија на Јавното обвинителство (Functioneel Parket). Така административниот проблем станува кривичен и затоа вашиот одговор на првото барање за информации од страна на супервизорот е законска одлука, а не оперативна.

Колку чини непочитувањето?

Казната е видливиот трошок, но ретко е најголемиот. Губењето на лиценцата, личната одговорност на директорите и комерцијалната штета обично тежат повеќе.

Максималните казни се високи: до 20 милиони евра или 4% од светскиот промет според GDPR, казни врз основа на прометот во законот за конкуренција и категории на казни според WED кои се зголемуваат со сериозноста на прекршокот.

Вториот трошок е губењето на дозволата за работа. Супервизорот може да суспендира или повлече лиценца, да изрече наредба подлежна на парична казна што продолжува да важи додека не се придржувате, да затвори простории или да забрани производ од пазарот. За регулиран бизнис тоа може да биде егзистенцијално. Поднесувањето приговор или жалба не ја суспендира таквата одлука; за тоа треба да побарате од судијата за прелиминарна помош (voorzieningenrechter) привремена мерка.

Третиот трошок е личен. Директорите можат да бидат одговорни пред компанијата за неправилно извршување на своите должности согласно член 2:9 BW, пред трети лица за незаконски дејствија и пред стечајната маса ако сметките не се поднесени или администрацијата била несоодветна. Според член 51 Sr, прекршок извршен од компанија може да се гони и против лицата кои ги дале инструкциите или всушност го воделе забранетото однесување. Вашата датотека за усогласеност потоа станува доказ за поединци, како и за компанијата.

Четвртиот трошок е комерцијален. Банките го преиспитуваат односот, осигурителите ги зголемуваат премиите или го повлекуваат покритието, тендерите бараат декларации што повеќе не можете да ги давате, клиентите се повикуваат на права за ревизија и раскинување, а купувачите на вашиот бизнис бараат намалување на цените или обештетување. Неуспесите во усогласеноста, исто така, излегуваат на виделина години подоцна, при длабинска анализа. Како што објаснува нашата забелешка за тоа како да се биде чекор понапред во корпоративната усогласеност , информирањето е многу поевтино од санирањето на штетата под надзор.

Како да изградите програма за усогласеност што можете да ја докажете?

Започнете со регистар на вашите обврски, проценете ги ризиците, вградете контроли во вашите процеси и чувајте докази дека тие функционираат. Супервизорот гледа што сте направиле, а не што вели вашата политика.

Регистарот на обврски е единствен список на сè што го обврзува вашиот бизнис, организиран според горенаведените области. За секоја обврска се евидентира изворот, супервизорот, внатрешниот сопственик и доказите што покажуваат дека се придржувате кон нив. Повеќето организации откриваат за време на оваа вежба дека проблемот не е несогласувањето околу правилата, туку дека никој не ги поседува.

Проценете ги ризиците

Оценете ја секоја обврска според веројатноста за неуспех и сериозноста на неговите последици. Сериозноста не е само финансиска: дозволата што е изложена на ризик е рангирана повисоко од поголема казна. Фокусирајте ги вашите контроли таму каде што резултатот е највисок и запишете го вашето расудување. Супервизорот ќе прифати намерно давање приоритет многу полесно отколку листа за проверка што никој не ја пополнил.

Вградете контроли во вашите процеси

Контролите најдобро функционираат кога функционираат без никој да мора да ги запомни. Примери за нив се чекор за проверка на санкции при приемот на нарачки, задолжително поле за законска основа во вашата маркетиншка алатка, одобрување од четири очи за плаќања над одреден износ и автоматски потсетник за датуми за обновување на дозволата. Дајте ѝ на секоја контрола сопственик со овластување и буџет да ја направи да функционира, известувајќи пред член на одборот кој е одговорен за сè.

Обучете ги вистинските луѓе

Обуката им припаѓа на луѓето кои ги донесуваат релевантните одлуки: продажба и набавки за конкуренција и санкции, маркетинг и ИТ за заштита на податоци, човечки ресурси за вработување и финансии за даноци и плаќања. Обуката нека биде конкретна и кратка, повторете ја и евидентирајте ја присутноста. Додадете канал за пријавување кој ги исполнува прописите за пријавување на информатори и на кој луѓето навистина му веруваат, и правилно истражете ги пријавите.

Следете и чувајте докази

Поставете распоред за внатрешни проверки, следете примерок од трансакциите од почеток до крај најмалку еднаш годишно, евидентирајте инциденти и блиски промашувања и следете сè додека не се реши секој проблем. Известувајте го одборот според фиксен распоред, а не само откако нешто тргне наопаку. Чувајте ги вашите политики под контрола на верзии, евидентирајте кога секоја последен пат е прегледана и чувајте ги доказите најмалку за законскиот период на чување.

Доколку проблемот се покаже како прекршување, побарајте совет навремено за тоа дали доброволното откривање ја подобрува вашата позиција. Според неколку режими, тоа се случува, но само ако се јавите пред супервизорот да открие друг начин. Адвокат за усогласеност и вашиот бизнис адвокат можат да ви помогнат брзо да одлучите.

Во краток преглед

• Усогласеноста со законите ги опфаќа сите правила што го обврзуваат вашиот бизнис; усогласеноста со регулативите е делот што го спроведува назначен супервизор.
• Главните области се вработување, заштита на податоци и сајбер безбедност, даноци и известување, спречување на перење пари и санкции, конкурентско и потрошувачко право, животна средина и производи и корпоративно домаќинство.
• Секоја област има свој супервизор, а WED може да претвори прекршување на регулативата во кривична постапка.
• Непочитувањето на прописите може да ве чини одземање на лиценцата и да доведе до лична одговорност за директорите, не само до казни.
• Програмата функционира само ако има сопственици, контроли вградени во вашите процеси и докази дека тие функционираат.

Најчесто поставувани прашања

Law & More советува бизниси во Холандија за вработување, заштита на податоци, конкуренција, спречување на перење пари, дозволи и одговорност на директори, и помага кога ќе се вклучи супервизор или Јавното обвинителство (Openbaar Ministerie, OM). Холандски орган за заштита на податоци и Орган за потрошувачи и пазари објавуваат свои упатства за бизниси. Не сте сигурни каде се наоѓате? Кажете ни за вашата ситуација. Ќе ве известиме за вашите опции во рок од еден работен ден.