Не постои единствен период на чување на лични податоци. Според GDPR, можете да ги чувате податоците само онолку долго колку што ви се потребни за целта за која сте ги собрале; потоа, холандскиот даночен закон утврдува фиксни минимални периоди за евиденција за плати, изјава за данок на плата и копијата од документот за идентификација на вработениот.
Во пракса, ова им дава на холандските работодавци три сидра: две години по завршувањето на работниот однос за поголемиот дел од досието за персоналот, пет години за изјавата за данок на плата и копијата од личната карта и седум години за администрирањето на платите. Нашата статија за тоа што може да се чува во досието за персоналот се занимава со содржината; оваа статија се занимава со тоа колку долго.
Кое е основното правило според GDPR?
Чувајте ги личните податоци не подолго од потребното. Член 5(1)(e) од GDPR (ограничување на складирањето) бара од вас да одлучите, по категорија на податоци, колку долго всушност ви се потребни и да можете да го објасните тој избор.
Самата GDPR не содржи табела на периоди. Периодите подолу се од холандското даночно право и од упатствата на Холандскиот орган за заштита на податоци (Autoriteit Persoonsgegevens, AP).
Кои податоци ги чувате две години?
Поголемиот дел од досието на персоналот. Упатството на АП е дека податоците без законски период на чување генерално се чуваат две години откако вработениот ќе си замине.
Ова ги опфаќа, на пример, договорот за вработување и неговите измени, оценките и извештаите за учинокот, кореспонденцијата во врска со назначувањето, унапредувањето, деградирањето и отпуштањето, евиденцијата за обуки, опомените, препораките и евиденцијата за отсуства.
Доколку постои или постоел работен спор со вработениот, или е во тек судска постапка, можете да ги чувате податоците што се однесуваат на него подолго време, сè додека не се реши проблемот. Тоа го оправдува чувањето на релевантниот материјал, а не на целата датотека на неодредено време.
Кои податоци ги чувате пет или седум години?
Фискалните евиденции. Тука немате дискреционо право: даночната обврска го одредува периодот и го поништува општиот принцип за чување на податоците што е можно пократко.
- Изјавата за данок на плата (loonbelastingverklaring) и копијата од документот за идентификација што сте го потврдиле кога вработениот започнал да работи: пет години по завршувањето на работниот однос.
- Администрација на плати (loonadministratie): седум години, општ фискален период на чување на основните евиденции утврден од Холандската даночна и царинска администрација (Belastingdienst).
Само евиденцијата што ја опфаќа даночната обврска спаѓа во овие подолги периоди. Остатокот од досието сè уште го следи правилото од две години.
Колку долго можете да ги чувате податоците на апликантите?
Нормално до четири недели по завршувањето на постапката за аплицирање. Со согласност на кандидатот, можете да ги чувате податоците до една година, на пример за група таленти.
Согласноста мора да биде вистински избор, побарана одделно и евидентирана. Еден ред во вашата изјава за приватност не е доволен.
А што е со податоците за болести и медицински податоци?
Здравствените податоци му припаѓаат на лекарот на компанијата (bedrijfsarts) или службата за медицина на трудот, а не на вас како работодавач. Тие подлежат на медицинска доверливост и имаат свои правила за чување.
Како работодавач, вие ги чувате само датумите на отсуство и информациите што ви се потребни за реинтеграција и исплата на плата за време на болест. Овие податоци ги следат вообичаените периоди за досието на персоналот.
Како го правите задржувањето да функционира во пракса?
Три работи ги претвораат правилата во почитување.
- Распоред за чување што го одредува периодот по категорија, евидентиран во вашата евиденција за активностите за обработка (член 30 од GDPR).
- Фиксен момент секоја година во кој всушност го применувате распоредот. Политиките за задржување обично не успеваат поради неактивност, а не поради несогласување.
- Вистинско бришење. Отстранувањето на датотека од HR системот додека копиите остануваат во поштенските сандачиња, споделените дискови и резервните копии не е бришење, а барањето за пристап од страна на вработениот брзо ќе ја открие.
Во краток преглед
- GDPR не утврдува фиксни периоди: чувајте ги податоците само онолку долго колку што е потребно за нивната намена.
- Поголемиот дел од досието на персоналот: две години по завршувањето на работниот однос, подолго само за податоци релевантни за спорот.
- Даночна пријава за плата и копија од лична карта: пет години по завршувањето на работниот однос; администрирање на плати: седум години.
- Апликанти: до четири недели по постапката или до една година со евидентирана согласност.
- Здравствените податоци остануваат кај лекарот на компанијата; вие ги чувате само датумите на отсуство и она што ви е потребно за реинтеграција и исплата на плата.
Најчесто поставувани прашања
Може ли вработен да побара бришење на податоците?
Понекогаш. Правото на бришење во член 17 од GDPR се применува кога податоците повеќе не се потребни или биле обработени незаконски. Тоа не ја заменува законската обврска за чување, како што е фискалната.
Можеме ли да чуваме досие подолго во случај на идна тужба?
Само кога барањето е реално предвидливо, и тогаш само материјалот што е релевантен за него. Општата можност за некаков иден спор не го оправдува задржувањето на сè.
А што е со препораките и излезните документи?
Тие спаѓаат во општата категорија од две години. Задржувањето на договорот за спогодба (vaststellingsovereenkomst) за фискалниот период е одбранливо кога има последици врз платите, како што е отпремнина.
Не сте сигурни каде се наоѓате? Кажете ни за вашата ситуација. Ќе ве известиме за вашите опции во рок од еден работен ден.
Како Law & More може да ви помогне со ова е објаснето на нашата адвокат за вработување страница.
