Работата од дома и новата технологија доведоа до мониторинг на вработените почеста појава во Холандија. Многу работодавци сакаат да следат што прават нивните работници во текот на денот.

Но Холандските закони за приватност поставете јасни ограничувања за тоа што компаниите можат, а што не можат да прават кога ги надгледуваат своите вработени.

Работодавците во Холандија можат да ги следат своите вработени само ако имаат легитимна деловна причина што ги надминува правата на приватност на работниците и мора однапред да ги информираат вработените за следењето. на Општи регулативи за заштита на податоците (GDPR) бара од компаниите да докажат дека следењето е неопходно и дека не постои помалку инвазивна опција.

Прекршувањето на овие правила може да доведе до сериозни казни.

Оваа статија ги објаснува законските барања за следење на вработените во Холандија. Ќе дознаете кои видови следење се дозволени, кои чекори мора да ги преземете пред да го следите вашиот персонал и како да ги заштитите правата за приватност на вашите вработени, а воедно да ги задоволите вашите деловни потреби.

Правни основи за следење на вработените во Холандија

Мониторингот на вработените во Холандија функционира според строги закони за приватност што ги балансираат интересите на работодавачите со работнички праваGDPR и холандските закони за имплементација утврдуваат јасни барања што работодавците мора да ги следат пред да следат какви било активности на вработените.

Основни принципи на законодавството за приватност

Законодавството за приватност во Холандија бара од вас да го оправдате следењето на вработените преку легитимен интерес. Ова значи дека вашите деловни потреби мора да бидат поважни од правото на приватност на вашите вработени.

Не можете едноставно да одлучите да ги следите работниците без оправдана причина. Принципот на неопходност претставува уште еден основен услов.

Мора да докажете дека следењето е единствениот начин да ја постигнете вашата цел. Доколку постојат помалку наметливи методи, мора да ги користите нив.

Вашите вработени имаат право на доверливи комуникации на работа. Не можете да читате е-пошта означена како приватна или да слушате лични телефонски повици.

Оваа заштита важи дури и кога вработените користат опрема на компанијата.

Релевантни холандски и ЕУ регулаторни рамки

Општата регулатива за заштита на податоци (GDPR) ја поставува примарната рамка за следење на вработените низ цела ЕУ. Во Холандија, Законот за имплементација на GDPR (UAVG) ги прилагодува овие правила на холандските закон за вработување.

на Орган за лични податоци (AP) служи како холандски орган за заштита на податоци. AP го спроведува законодавството за приватност и дава упатства за практиките за следење.

Можеби ќе треба да се консултирате со AP пред да имплементирате системи за следење со висок ризик. Холандски труд закон додава дополнителна заштита преку барањата на работничкиот совет.

Доколку вашата организација има работнички совет, мора да добиете нивна согласност пред да воведете системи за следење. Без оваа согласност, не можете да продолжите со следење на вработените.

Обврски на работодавачите според Законот за заштита на податоци

Мора да ги информирате вашите вработени за сите активности за следење пред да започнете. Ова вклучува објаснување што ќе следите, зошто треба да следите и како функционира следењето.

Треба да ги документирате овие детали во интерни упатства или протоколи. Проценка на влијанието врз заштитата на податоците (DPIA) е потребна за следење на голем обем или систематско следење.

Оваа проценка ви помага да ги идентификувате ризиците за приватноста и да пронајдете начини да ги намалите. Системите како GPS тракери, следење на е-пошта или камери на работното место обично бараат DPIA.

Доколку вашата ПВПР открие високи ризици што не можете да ги ублажите, мора да спроведете претходни консултации со AP. Не можете да започнете со мониторинг сè додека не го завршите овој процес на консултации и не ги решите сите загрижености што ги покренал органот.

Дозволени и забранети видови на следење на вработените

Холандскиот закон дозволува следење на вработените само кога тоа служи за легитимна цел и ги исполнува строгите барања за пропорционалност. Одредени форми на следење - особено тајното следење - се речиси секогаш забранети, освен ако не постојат исклучителни околности.

Услови за законско следење

Можете да ги следите вработените само кога имате валидна правна основа според GDPR. Најчестите основи се легитимен интерес, договорна неопходностили согласност на вработениот, иако согласноста ретко е соодветна поради нерамнотежата на моќ во работните односи.

Вашиот мониторинг мора да биде пропорционално и неопходноОва значи дека не можете да користите поинтрузивни методи кога помалку инвазивни алтернативи би ја постигнале истата цел.

Исто така, мора однапред да ги информирате вработените за следењето, обично преку вашите договори за вработување или политики на работното место. Систематско следење обработка на големи размери податоците за вработените предизвикуваат дополнителни барања.

Мора да спроведете Проценка на влијанието врз заштитата на податоците (DPIA) пред да имплементирате вакви системи. Оваа проценка ги проценува ризиците за приватноста на вработените и идентификува заштитни мерки за минимизирање на тие ризици.

Треба да наведете јасни цели за следење, како што се:

• Заштита на средствата или податоците на компанијата
• Обезбедување на безбедност на работното место
• Мониторинг на работните перформанси
• Почитување на законските обврски

вашиот практики за следење не смее да прекрши закони за антидискриминацијаНе можете да користите системи за следење кои создаваат заштита од дискриминација проблеми со неправедно таргетирање на одредени групи вработени.

Мониторинг кој е секогаш забранет

Тајно следење or тајно следење на вработените е забрането освен во многу ретки ситуации. Можете да користите скриен надзор само кога имате конкретни сомневања за криминална активност или сериозно недолично однесување, па дури и тогаш, само откако помалку наметливите методи не успеале.

Не можете да следите:

• Тоалети или соблекувални
• Приватни комуникации на лични уреди
• Активности на вработените за време на паузите во одредените зони за одмор
• Информации поврзани со здравјето без изречна согласност и валидна потреба

Континуираното или трајното следење на поединечни вработени е исто така забрането. Холандскиот орган за заштита на податоци ги смета ваквите практики за непропорционални и за повреда на достоинството на вработените.

Одобрување и вклучување од Работничкиот совет

Мора да барате работнички совет Одобрување од страна на (WOR) пред имплементација на системи за следење на вработените. Законот за работнички совет бара од вас да добиете совет или согласност од вашиот работнички совет, во зависност од видот на следење што планирате да го воведете.

За повеќето технологии за следење, потребни ви се работничкиот совет експлицитна согласност. Ова вклучува системи што ја следат употребата на компјутерот, следењето на локацијата или софтверот за продуктивност.

Не можете да продолжите без ова одобрение. Работничкиот совет има право да ги разгледа вашите предлози за следење и да процени дали тие соодветно ја штитат приватноста на вработените.

Тие можат да одбијат согласност ако сметаат дека мониторингот е прекумерен или непотребен.

Клучни барања за следење на вработените

Работодавците во Холандија мора да исполнуваат специфични услови законски барања според GDPR пред да ги следи вработените. Овие барања ја штитат приватноста на вработените, а воедно овозможуваат легитимен надзор на работењето.

Тест за легитимен интерес и неопходност

Мора да покажете легитимен интерес што го оправдува следењето на вашите вработени. Овој интерес мора да биде поважен од правото на вашите вработени на приватност и заштита на личните податоци.

Тестот за неопходност бара од вас да докажете дека мониторингот е единствениот начин да ја постигнете вашата цел. Доколку постојат помалку наметливи алтернативи, не можете да користите поинвазивни методи на мониторинг.

На пример, не можете да инсталирате софтвер за следење на сите компјутери на вработените ако периодичните ревизии би ги решиле вашите загрижености. Треба да документирате зошто следењето е од суштинско значење за вашиот бизнис.

Заедничките легитимни интереси вклучуваат спречување на кражба, заштита на доверливи информации или обезбедување на безбедност на работното место. Мора да бидете во можност да го поткрепите секој конкретен случај.

Ризиците за приватноста мора внимателно да се проценат во однос на деловните потреби. Законот не дозволува следење само затоа што постои технологија или затоа што сакате општ надзор врз активностите на вработените.

Транспарентност и информации за вработените

Мора да ги информирате вашите вработени пред да започнете со нивно следење. Ова барање не е опционално според прописите на GDPR.

Вашиот персонал треба да знае какви видови мониторинг користите, кога се случува и какви лични податоци собирате. Треба да ги доставите овие информации преку внатрешни упатства, правила на однесување или прирачник за персоналот.

Потребните информации вклучуваат:

• Кое однесување е дозволено и забрането
• Кои системи за следење се воспоставени
• Зошто е потребно следење
• Колку долго ги задржувате податоците
• Кој има пристап до податоците од мониторингот

Не можете тајно да ги следите вработените освен ако не ги исполнувате дополнителните строги услови за таен надзор. Транспарентноста е фундаментален принцип на законот за приватност на податоците.

Право на доверливи комуникации

Мора да го почитувате правото на вашите вработени на приватна комуникација на работа. Ова значи дека не можете да читате е-пошта што е очигледно лична или да следите приватни телефонски повици.

Правата на вработените вклучуваат можност за доверлива комуникација, дури и при користење на работна опрема. Треба да воспоставите јасни политики за лична употреба на системите на компанијата, признавајќи го ова право.

Ако следите е-пошта или телефонски повици, потребни ви се протоколи за идентификување и заштита на приватните комуникации. На пример, може да им дозволите на вработените да означуваат лични е-пошти или да го ограничите следењето само на работното време.

Специјални категории на мониторинг

Различните видови на мониторинг создаваат различни проблеми со приватноста и законски барања. Надзорот со камери, GPS следењето и мониторингот на електронските комуникации имаат специфични правила што работодавците мора да ги почитуваат во Холандија.

Надзор со камери и видео мониторинг

Работодавците можат да користат камери на работното место за да спречат кражба или да заштитат имот, но важат строги ограничувања. Мора јасно да ги информирате вработените за локациите и намената на камерите.

Знаците мора да бидат видливи на влезовите и во контролираните области. Употребата на камерата е ограничена во одредени простори:

• Забрането: тоалети, соблекувални, соби за одмор
• Ограничено: области каде што вработените очекуваат приватност
• Дозволеновлезови, магацини, продавници (со образложение)

Не можете да користите камери за континуирано следење на работните перформанси на вработените. Снимките мора да се чуваат безбедно и да се избришат по разумно време, обично во рок од четири недели.

Пристапот до снимките мора да биде ограничен на одредени членови на персоналот. Скриени камери се дозволени само во исклучителни околности, како што е истражување на сериозно недолично однесување кога другите методи не успеале.

Мора да спроведете проценка на влијанието врз заштитата на податоците (DPIA) пред да инсталирате системи со големи камери. Вашиот работнички совет мора да даде согласност и за секој план за надзор со камери.

GPS следење и податоци за локација

GPS следењето во службените возила е дозволено кога е потребно за легитимни деловни цели, како што се планирање на рутата или безбедност на возилото. Мора да ги информирате вработените за системот за следење пред имплементацијата.

Системот треба да следи само во текот на работното време, освен ако не можете да оправдате 24-часовно следење. Не можете да користите GPS податоци за континуирано следење на однесувањето при возење или за евалуација на индивидуалните перформанси на вработените без јасно оправдување.

Клучни барања за GPS следење:

• Јасна писмена политика што ја објаснува целта
• Ограничен пристап до податоците за локација
• Редовно бришење на стари информации за следење
• Одобрување од работничкиот совет

Мора да можете да докажете дека GPS следењето е неопходно и дека помалку наметливите алтернативи нема да функционираат. Личните патувања за време на паузите не треба да се следат или снимаат.

Мониторинг на електронските комуникации и социјалните медиуми

Следењето на е-поштата на вработените и користењето на интернет бара силно оправдување. Мора да го почитувате правото на доверливи комуникации.

Приватните е-пошти означени како лични не можат да се отвораат или читаат. Можете да поставите разумни правила за користење на интернет и е-пошта во текот на работното време.

Сепак, целокупното следење на сите комуникации е обично прекумерно. Секое следење мора да биде пропорционално на вашиот деловен интерес.

Следење на социјалните медиуми се соочува со уште построги ограничувања. Не можете систематски да ги проверувате личните сметки на социјалните мрежи на вработените.

Следењето на јавните објави е дозволено само кога е потребно за заштита на легитимните деловни интереси, како што е спречување на оштетување на угледот. Мора да ги информирате вработените за тоа што се случува со електронското следење и зошто.

Потребна е согласност од работничкиот совет за системи за набудувањеСофтверот што ги следи притискањата на тастатурата или прави случајни снимки на екранот обично не го поминува тестот за неопходност, освен ако не постојат исклучителни околности.

Проценки на влијанието врз заштитата на податоците и заштитни мерки за следење со висок ризик

Работодавците мора да спроведат Проценка на влијанието врз заштитата на податоците кога активностите за следење претставуваат висок ризик за приватноста на вработените. Холандскиот орган за заштита на податоци бара претходни консултации во одредени случаи, а вашиот службеник за заштита на податоци игра клучна улога во овој процес.

Кога е потребна Проценка на влијанието врз заштитата на податоците

Мора да спроведете ПВЗПП пред да имплементирате системи за следење кои веројатно ќе резултираат со високи ризици за правата и слободите на вработените. GDPR го прави ова задолжително за специфични видови активности за обработка.

Вашето следење бара ПВЗПП кога вклучува систематска и обемна евалуација на вработените преку автоматизирана обработка, вклучително и профилирање што влијае на нивните услови за работа или статус на вработување. Обработката на чувствителни податоци за вработените во голем обем, исто така, го активира овој услов.

Холандскиот орган за заштита на податоци објави список на активности за обработка за кои е потребна ПЗЗЛП. Вашите активности за следење обично имаат потреба од ПЗЗЛП кога исполнуваат најмалку два од овие критериуми:

• Автоматизирано донесување одлуки со значителни ефекти врз вработените
• Систематско следење на однесувањето или локацијата на вработените
• Обработка на чувствителни податоци за вработените на големо ниво
• Употреба на нови технологии за следење
• Комбинирање на податоци од повеќе извори над очекувањата на вработените

Треба да ги документирате вашите причини ако сметате дека вашето следење не бара ПВЗЛП и покрај тоа што исполнува повеќе критериуми.

Улога на службеникот за заштита на податоци

Вашиот службеник за заштита на податоци мора да биде вклучен во процесот на DPIA од самиот почеток. Тие даваат стручни совети за за заштита на податоците обврски и помагаат во идентификувањето на ризиците во вашите активности за следење.

Службеникот за заштита на податоци (DPO) го следи завршувањето на DPIA и обезбедува таа да се придржува до соодветна методологија. Тие потврдуваат дека правилно сте ги идентификувале активностите за обработка со висок ризик и сте процениле дали заштитните мерки се доволни.

Вашиот службеник за заштита на податоци (DPO) делува како контакт-точка со AP и помага да се утврди дали се потребни претходни консултации. Тие мора да имаат овластување и ресурси за ефикасно да ја исполнат својата улога и директно да известуваат до вишиот менаџмент за наодите од DPA.

Претходна консултација со Холандскиот орган за заштита на податоци

Мора да се консултирате со Акционерот пред да спроведете мониторинг кога вашата Проценка на влијанието врз животната средина и влијанието врз животната средина (DPIA) покажува високи преостанати ризици кои не можат соодветно да се ублажат. Оваа консултација е задолжителна кога никакви заштитни мерки не можат да ги намалат ризиците на прифатливо ниво.

АП ќе ви обезбеди писмен совет во рок од осум недели од приемот на вашето барање за консултација. Овој период може да се продолжи за шест недели за сложени случаи.

Не можете да го имплементирате вашиот систем за следење сè додека АП не одговори. Вашата консултација мора да ги вклучува резултатите од DPIA, мерките што планирате да ги спроведете и објаснување зошто преостанатите ризици остануваат високи.

АП може да препорача дополнителни заштитни мерки или да ја забрани обработката ако ризиците се премногу сериозни. Треба да го вклучите овој период на консултации во временската рамка на вашиот проект за да избегнете одложувања.

Најдобри практики за работодавачи и права на вработените

Работодавците мора да развијат јасни политики за следење кои се во согласност со холандскиот закон, а воедно ги штитат правата на вработенитеДоговорите за работа од далечина бараат посебно внимание на границите на приватноста.

Вработените го задржуваат правото да ги оспорат практиките за следење преку синдикати и правни канали.

Развивање и спроведување политики за следење

Вашата политика за следење мора јасно да наведе што ќе следите, зошто треба да го правите тоа и како ќе ги заштитите податоците на вработените. Холандскиот закон бара од вас да го информирате вашиот работнички совет или претставници на вработените пред да се имплементира каков било систем за следење.

Треба да го документираш легитимниот деловен интерес што го оправдува следењето, како што е спречување на кршење на безбедноста на податоците или обезбедување безбедност на работното место. Во твојата политика треба да се наведат видовите следење што ќе ги користиш, без разлика дали тоа вклучува следење на е-пошта, логови за користење на компјутери или видео надзор.

Мора да го ограничите собирањето податоци на она што е строго неопходно за вашата наведена цел. Вклучете детали за тоа колку долго ќе ги чувате податоците од мониторингот и кој има пристап до нив.

Треба да обезбедите обуки за менаџерите и вработените за практиките на следење. Вашата политика мора да ги наведе последиците од прекршувањата на политиката и да објасни како вработените можат да пристапат до своите податоци за следење.

Синдикатите често ги прегледуваат овие политики за да се осигурат дека тие ги штитат условите за работа и интересите на вработените. Мора редовно да ја ажурирате вашата политика за следење за да ги одрази промените во технологијата и законските барања.

Права и правни лекови на вработените

Вашите вработени имаат право да знаат каков вид мониторинг се одвива и да пристапат до своите лични податоци. Тие можат да побараат корекции на неточни информации и да се спротивстават на мониторингот што ја нарушува нивната приватност.

Холандскиот закон бара од вас да одговорите на овие барања во рок од еден месец. Вработените можат да поднесат жалби до Холандскиот орган за заштита на податоци ако сметаат дека вашите практики за следење ги прекршуваат законите за приватност.

Тие исто така можат да бараат правни лекови преку синдикатите, кои можат да преговараат за подобри услови за работа и ограничувања за следење во нивно име. Доколку следењето доведе до раскинување на договорите за вработување, вработените можат да оспорат неправедно отпуштање на суд.

Мора да ги информирате вработените за нивното право да одбијат согласност за следење што не е од суштинско значење за нивните работни обврски. Работниците го задржуваат правото на приватност во личните комуникации и ги прекинуваат областите каде што следењето е генерално забрането.

Вашите вработени можат да побараат и ревизија на системите за следење за да се потврди усогласеноста со вашите наведени политики.

Мониторинг во контекст: Работа од далечина и флексибилно работно место

Работата од далечина претставува единствени предизвици за следење, а воедно и за зачувување на приватноста на вработените. Не можете да ги користите истите методи за надзор за вработените од дома како што би користеле во традиционална канцелариска средина.

Холандските судови генерално забрануваат континуирано следење со камера на далечинско работењеери, бидејќи ова се нарушува во нивните приватни простори за живеење. Треба да се фокусирате на мерки за перформанси базирани на резултати, наместо на постојано следење на активностите за вработените од далечина.

Доколку треба да ги следите работните уреди, мора јасно да направите разлика помеѓу работното време и личното време. Вашата политика за далечинска работа треба да наведува кога се врши следењето и кои алатки ги користите.

Мора да ја почитувате границата помеѓу професионалниот и личниот живот кога вработените работат од дома. Придобивките и условите за работа на вработените од далечина треба да се совпаѓаат со оние на вработените во канцеларија.

Доколку обезбедувате уреди на компанијата за работа од далечина, јасно наведете дали вработените можат да ги користат за лични активности. Треба да избегнувате следење за време на паузите или надвор од договореното работно време, дури и за вработените кои работат од далечина.

Најчесто поставувани прашања

Работодавците и вработените во Холандија често имаат прашања за тоа кои практики за следење се легални и како се применуваат правата за приватност на работното место. GDPR и холандските закони за имплементација поставуваат строги барања за легитимен интерес, неопходност и транспарентност при следење на активностите на вработените.

Кои се законските ограничувања за надзор на вработените на работните места во Холандија?

Не можете да ги следите вработените без да ги исполнувате специфичните законски барања согласно GDPR и Законот за имплементација на GDPR. Вашата организација мора да има легитимен интерес што ги надминува правата за приватност на вашите вработени.

Мора јасно да објасните зошто е потребно следење. Следењето мора да биде најмалку наметливиот метод достапен за постигнување на вашата цел.

Доколку можете да ја постигнете вашата цел преку други средства кои се помалку инвазивни, мора да ги користите тие алтернативи. Не ви е дозволено да го игнорирате правото на вашите вработени на доверливи комуникации.

Ова значи дека не можете да читате е-пораки кои се очигледно приватни или да следите лични разговори без соодветно оправдување.

Како Општата регулатива за заштита на податоци (GDPR) влијае врз следењето на вработените во Холандија?

GDPR бара од вас да спроведете проценка на влијанието врз заштитата на податоците (DPIA) пред да имплементирате системи за следење на големи размери. Ова важи кога планирате систематски да ги следите личните податоци преку следење на е-пошта, GPS тракери или надзор со камери.

За време на ПЗЗПП, мора да ги идентификувате ризиците за приватноста и да преземете мерки за нивно намалување. Доколку вашата организација има службеник за заштита на податоци, мора да побарате совет од него за спроведување на проценката.

Кога DPIA покажува дека вашиот планиран мониторинг создава висок ризик и не можете да најдете начини да го намалите, мора да се консултирате со Autoriteit Persoonsgegevens пред да започнете. Овој услов се нарекува претходна консултација и служи како дополнителна заштита за приватноста на вработените.

Дали холандските работодавци смеат да ги читаат е-поштите на работниците ако работниците се информирани?

Можете да читате е-пошта на вработените само под строги услови, дури и ако сте ги информирале вашите вработени за следењето. Мора да имате легитимен интерес и следењето мора да биде неопходно за постигнување на специфична, оправдана цел.

Не можете да читате е-пораки кои се очигледно приватни. Вработените го задржуваат своето право на доверлива комуникација, што значи дека чисто личните пораки остануваат заштитени дури и кога се испраќаат од службени сметки.

Доколку вашата организација има работнички совет, мора да добиете негова согласност пред да имплементирате каков било систем за следење преку е-пошта. Без оваа согласност, не ви е дозволено да продолжите со следењето.

Кои мерки мора да ги преземат холандските работодавци за да ја обезбедат приватноста на вработените при имплементација на софтвер за следење?

Мора да ги информирате вашите вработени за сите аспекти на мониторингот пред да започнете. Ова вклучува кои активности се дозволени и забранети, зошто и кога ќе се врши мониторингот, како ќе се спроведува и кои податоци ќе се собираат.

Вашата организација треба да создаде внатрешни упатства како што се кодекси на однесување или протоколи кои јасно ја објаснуваат политиката за следење. Овие документи помагаат да се обезбеди транспарентност и им даваат на вработените јасно разбирање на нивните права и обврски.

Треба да се осигурате дека софтверот за следење собира само податоци што се неопходни за вашата легитимна цел. Собирањето повеќе информации отколку што е потребно го крши принципот на неопходност според холандскиот закон за приватност.

До кој степен може да се користи видео надзор на работното место според холандското законодавство?

Можете да користите надзор со камери на работното место само кога имате легитимен интерес, како што е спречување на кражба или измама. Надзорот мора да биде неопходен и пропорционален на целта што сакате да ја постигнете.

Мора да ги информирате вашите вработени дека се присутни камери, каде се наоѓаат и зошто ги користите. Скриените камери се дозволени само под дополнителни строги услови за таен мониторинг.

Камерите не можат да се поставуваат во области каде што вработените имаат разумно очекување за приватност, како што се тоалети или соблекувални. Мора да спроведете ПВПП пред да имплементирате систематски надзор со камери на вашето работно место.

Какви права имаат вработените во Холандија за пристап до податоци собрани преку следење од страна на нивниот работодавач?

Вработените имаат право на пристап до личните податоци што ги собирате преку мониторинг. Ова право произлегува од GDPR и им овозможува на работниците да побараат копии од информациите што ги поседувате за нив.

Мора да одговорите на барања за пристап во рок од еден месец. Информациите мора да се достават бесплатно во повеќето случаи.

Податоците мора да бидат доставени во јасен и разбирлив формат. Вработените исто така можат да побараат корекции на неточни податоци.

Под одредени околности, вработените можат да побараат бришење на нивните лични податоци. Овие права важат за сите форми на податоци за следење, вклучувајќи записи од софтвер за следење, GPS податоци и снимки од надзор.