Електронскиот потпис има исто правно дејство како и рачно напишаниот според член 3:15a од Холандскиот граѓански законик, под услов методот на автентикација што се користи да е доволно сигурен во светлината на целта за која е потпишан документот и сите други околности. Затоа, холандското и европското право не пропишуваат технологија; тие пропишуваат стандард на сигурност што мора да одговара на она што е во прашање. Квалификуваниот електронски потпис го задоволува тој стандард според закон, додека поедноставните форми мора да се докажат доколку некогаш бидат оспорени.
Тоа е целиот правен тест, и речиси секое практично прашање за електронското потпишување се навраќа на него: како знаете кој потпишал, како знаете дека имале намера да потпишат и како знаете дека документот не се променил оттогаш. Оваа статија ги изложува европската и холандската рамка, трите законски нивоа на потпис и колку вреди секое од нив како доказ, документите што воопшто не можат да се потпишат електронски и грешките што најчесто предизвикуваат потписот да не успее.
Зошто е важен стандардот за сигурност
Потпис што не ги исполнува стандардите не го прави договорот автоматски ништовен. Холандското право не е формалистичко: договорот генерално настанува преку понуда и прифаќање и може да се докаже со какви било средства. Она што ве чини слабиот потпис е доказната позиција. Ако другата страна негира дека потпишала, а вашиот единствен запис е е-адреса и клик, вие го носите товарот да покажете дека ова лице потпишало и имало намера да биде обврзано, и го носите тоа во постапки што не сте избрале да ги започнете.
Практичната последица е дека напорот што го вложувате во автентикација треба да ја следи изложеноста на документот. Внатрешно одобрување, рутинска потврда на нарачката и петнаесетгодишен закуп не бараат ист третман. Споредувањето на двете не е само по себе вежба за усогласеност; тоа е разликата помеѓу спор околу суштината на договорот и спор околу тоа дали воопшто постои договор. Нашата забелешка за обврските за законска усогласеност го става ова во пошироката слика.
Европската и холандската рамка
Европската основа е Регулативата (ЕУ) 910/2014, Регулативата eIDAS, чии правила за електронски потписи се применуваат од 1 јули 2016 година. Нејзиниот централен принцип е дека на потписот не може да му се одземе правно дејство или прифатливост како доказ само затоа што е електронски, и дека квалификуваниот електронски потпис има еквивалентно правно дејство на рачно напишан потпис низ целата Унија. Таа регулатива беше значително изменета со Регулативата (ЕУ) 2024/1183, која е во сила од 20 мај 2024 година, со која се вградува Европскиот дигитален паричник за идентитет во рамката; земјите-членки треба да го направат тој паричник достапен до крајот на 2026 година, а се очекува да стане вообичаен начин за докажување на идентитетот при потпишување.
Што додава членот 3:15a BW
Холандското право го поврзува европскиот режим со обичното доказно право. Член 3:15a од Граѓанскиот законик го изедначува електронскиот потпис со рачно напишаниот кога методот за автентикација е доволно сигурен и го третира потписот што ги исполнува квалификуваните критериуми како да го задоволува тој тест. Исто така, го наведува и обратното, што е одредбата што најчесто се занемарува: методот не може да се смета за несигурен само поради тоа што не користи квалификуван сертификат или квалификуван уред за креирање потпис. Со други зборови, едноставниот потпис не е неважечки; тој е само недокажан сè додека не го докажете. Деловните страни можат да се договорат меѓу себе да отстапат од законските претпоставки.
Каде е затворена електронската рута
Некои трансакции воопшто не можат да се завршат со електронски потпис, бидејќи холандскиот закон бара нотарски акт или посебна писмена форма. Преносот на недвижен имот и преносот на акции во besloten vennootschap бараат акт извршен пред граѓанско право, а прашања како што се предбрачен договор или тестамент следат ист пат; нотарот не е опционален додаток таму. На други места законот бара пишување без да се бара хартија, а електронската верзија е прифатлива под услов документот да може да се консултира, неговата автентичност да е доволно загарантирана, моментот на склучување може да се утврди со доволна сигурност и идентитетот на страните може да се утврди. Проверката во која од трите категории спаѓа вашиот документ е првиот чекор, а не последниот.
Трите нивоа на потпис и нивната вредност
Регулативата eIDAS разликува три нивоа, а разликата меѓу нив е повеќе доказна отколку морална. Едноставен електронски потпис е секој електронски податок прикачен на или логички поврзан со документ и користен од потписникот за потпишување: отчукано име, клик на копче за прифаќање, скенирана слика од потпис. Напредниот електронски потпис мора да биде единствено поврзан со потписникот, способен да го идентификува, креиран со податоци под негова единствена контрола и поврзан со документот на таков начин што секоја последователна промена е откриена. Квалификуван електронски потпис е напреден потпис креиран со квалификуван уред за креирање потпис и базиран на квалификуван сертификат издаден од давател на доверливи услуги на Европската доверлива листа, кој однапред го потврдува идентитетот на потписникот.
Само квалификуваниот потпис е изедначен со рачно напишан потпис по сила на закон. За другите два, судот одлучува, врз основа на критериумот од член 3:15a BW, дали употребениот метод бил доволно сигурен за овој документ во овие околности. Затоа искрениот совет не е дека едноставните потписи се небезбедни, туку дека тие треба да се користат кога изложеноста е мала и односот е решен, и дека сè со долга опашка, висока вредност или непозната договорна страна заслужува барем однапред потпишан потпис.
Што докажува еден потпис во холандската постапка
Приватен документ што го носи потписот на страната против која се повикува има убедлива доказна сила во однос на изјавите што ги содржи. Важната квалификација според холандското процесно право е дека ако таа страна цврсто негира дека потписот е негов, документот не докажува ништо сè додека страната што се потпира на него не утврди од каде потекнува потписот. Квалификуваниот потпис го прави тоа докажување едноставно, бидејќи сертификатот и податоците од ревизијата го идентификуваат потписникот. Со едноставен потпис, истото докажување зависи целосно од тоа што вашата платформа за потпишување го евидентирала во тоа време, што не може да се реконструира подоцна.
Идентитет, намера и интегритет во пракса
Идентитетот се утврдува со она што процесот ќе го долови пред да се примени потписот. Линк испратен по е-пошта докажува контрола врз поштенското сандаче и малку повеќе. Втор фактор преку телефон, потврдена банкарска трансакција, проверка на документ за идентификација преку видео или квалификуван сертификат добиен по лична верификација, го зголемуваат нивото и секој остава запис. Кога неколку лица споделуваат најава за одделот, процесот воопшто не утврдува ништо за тоа кое лице потпишало, а тоа е постојана слабост во досиејата за вработување и набавки.
Намерата се покажува со чинот: отворање на документот, прелистување низ него и потоа избор за потпишување, при што потпишаната верзија е презентираната верзија. Платформа што го евидентира хаширањето на документот, времето, употребената автентикација и низата чекори дава доказ дека постоела намера. Интегритетот е криптографската страна на истата поента. Запечатениот документ открива каква било подоцнежна промена, поради што потпишаниот договор никогаш не треба да се уредува за да се исправи печатна грешка; корегираната верзија е нов документ и бара нова рунда на потпишување.
Водење на евиденцијата
Ревизорската трага е дел од потпишаниот документ, а не административна дополнителна мисла, и треба да се чува со него: кој бил поканет, кој ја отворил, како ја автентицирал, кога потпишал и резултатот од валидацијата за кој било сертификат во моментот на потпишување. Сертификатите истекуваат, а потписот валидиран во моментот на потпишување останува проверлив подоцна само ако таа валидација е евидентирана. Зачувувањето треба да ги следи периодите што се однесуваат на основната врска, што за евиденција релевантна за даночни цели значи седум години според Законот за општи државни даноци, а подолго кога станува збор за недвижен имот.
Каде електронските потписи тргнуваат наопаку
Неуспесите што ги гледаме се делат на мал број шеми. Првиот е несовпаѓање помеѓу употребената автентикација и вредноста на документот: потпис со кликнување на договор вреден една година промет. Вториот е споделеното поштенско сандаче или споделеното најавување, што го оневозможува припишувањето на дејствието на лице. Третиот е налог за потпишување што не се совпаѓа со позицијата на авторитет, каде што поединецот што потпишал не можел да ја обврзе компанијата; проверката на претставникското овластување во регистарот на Стопанската комора припаѓа во процесот на потпишување, а не по него. Четвртиот е нецелосен запис, каде што платформата е променета или претплатата истекува и податоците за ревизијата одат со него.
Ниту едно од овие не е скапо за поправка, а сите се скапи за водење судски спорови. Пред да потпишете договор и пред да побарате од другата страна да потпише, вреди однапред да се договорите кое ниво на потпис е потребно за документот и кој од двете страни може да го користи. Кога се става потпис во име на некој друг, основното полномошно треба да биде исто толку добро документирано како и самиот потпис.
Документи на кои им е потребна посебна грижа
Некои клаузули се валидни само ако се договорени писмено, а барањето за писмена форма е местото каде што електронското потпишување најчесто мора да се брани. Клаузулата за неконкурентност и пробниот период во договор за вработување мора да се договорат писмено, а договорот за вработување склучен преку портал ќе го исполни тој услов само ако вработениот може да го консултира и зачува текстот и ако може да се утврди моментот на потпишување. Кај потрошувачките договори склучени на далечина, информациите што трговецот мора да ги достави мора да бидат доставени на траен медиум, така што протокот на потпишување и протокот на информации мора да бидат дизајнирани заедно. За договори со договорна страна надвор од Европската Унија, проверете дали потписот ќе биде признаен во таа јурисдикција пред да го изберете нивото, бидејќи правилото за еквивалентност на Регулативата eIDAS достигнува само дотаму до каде што достигнува Унијата.
Поставување на процес на потпишување што содржи
Една функционална политика е кратка. Класифицирајте ги документите во три нивоа, поврзете го секое ниво со ниво на потпис, именувајте ги лицата овластени да потпишат во секое ниво, побарајте ревизорската трага да биде архивирана заедно со документот и наведете ги трансакциите што треба да одат кај нотар. Тестирајте ја политиката еднаш во однос на вашите стандардни договори и еднаш во однос на договорите што вашите најголеми договорни страни ве замолуваат да ги потпишете, бидејќи вториот сет е местото каде што се наоѓа ризикот.
Law & More советува бизниси за електронско потпишување, за договорните услови што одат со него и за спорови каде што е оспорена валидноста на потписот. Доколку сакате да се разгледа вашиот процес на потпишување или одреден договор, контактирајте не; нашата страница на правни совети за договори објаснува како работиме.
Како Law & More може да ви помогне со ова е објаснето на нашата ИТ адвокат страница.
