Закон за електронско пополнување во трговски регистри: како се движи владата со времето

Вовед

Помагањето на меѓународни клиенти кои имаат бизнис во Холандија е дел од мојата секојдневна пракса. На крајот на краиштата, Холандија е одлична земја за водење бизнис, но учењето на јазикот или навикнувањето на холандските деловни практики понекогаш може да биде комплицирано за странските корпорации. Затоа, често се цени подадената рака. Опсегот на мојата помош се движи од помош во сложени задачи, до помош во комуникацијата со холандските власти.

Неодамна добив прашање од клиент да објасни што точно е наведено во писмо од Холандската стопанска комора. Ова едноставно, иако важно и информативно писмо се однесуваше на новина во поднесувањето на финансиските извештаи, што наскоро ќе биде можно само по електронски пат. Писмото е резултат на желбата на владата да се движи со времето, да ги искористи предностите на електронската размена на податоци и да воведе стандардизиран начин на справување со овој годишен периодичен процес.

Затоа финансиските извештаи треба да се депонираат електронски од финансиската 2016 или 2017 година, како што е отелотворено во Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (Закон за електронско поднесување во комерцијални регистри), кој беше воведен заедно со Besluit elektronische deponering handelsregisters (Резолуција за електронско запишување во комерцијални регистри); вториот обезбедува дополнителни, детални правила. Доста залак, но што точно подразбира овој Закон и Резолуција?

Тогаш и сега

Претходно, финансиските извештаи можеа да се депонираат во Стопанската комора и електронски и на хартија. Холандскиот Граѓански законик сè уште во голема мера знае одредби засновани на депонирање на хартија. Во моментов, овој метод може да се гледа како застарен и всушност бев малку изненаден што овој развој не се појави порано. Не е тешко да се замисли дека поднесувањето финансиски извештаи на хартија има многу недостатоци во споредба со електронското поднесување на овие документи кога се гледа од трошковна и временска перспектива. Т

навестување за трошоците за хартија и трошоците и времето потребно за ставање на годишните извештаи на хартија и нивно доставување – исто така на хартија – до Стопанската комора, која потоа треба да ги обработи овие писмени документи, дури ни да не ги спомнува времето и трошоците што произлегуваат кога му дозволувате на сметководителот да ги подготви или потврди овие (нестандардизирани) финансиски извештаи.

Затоа, владата предложи да се користи „SBR“ (кратенка за: Стандарден деловен извештај), кој е стандардизиран електронски метод за креирање и доставување финансиски информации и документи, врз основа на каталог на податоци (холандска таксономија). Овој каталог содржи дефиниции на податоци, кои може да се користат за креирање на финансиските извештаи.

Друга предност на методот SBR е што не само што ќе се поедностави размената на податоци помеѓу корпорацијата и Стопанската комора, туку како резултат на стандардизацијата ќе стане полесна и размената на податоци со трети лица. Малите корпорации веќе можат да ги поднесуваат годишните извештаи по електронски пат преку употреба на методот SBR од 2007 година. За средните и големите бизниси оваа можност е воведена во 2015 година.

Па, кога и за кого?

Владата јасно стави до знаење дека одговорот на ова прашање е типичен случај на „големината е важна“. Малите бизниси ќе имаат обврска финансиските извештаи да ги доставуваат по електронски пат преку СБР од финансиската 2016 година наваму. Како алтернатива, малите бизниси кои сами ги (изготвуваат и) доставуваат финансиските извештаи, имаат можност да ги депонираат извештаите преку бесплатна онлајн услуга – услугата „zelf deponeren jaarrekening“ – која е во функција од 2014 година.

Предноста на оваа услуга е што нема да мора да купувате софтвер кој е „компатибилен со SBR“. Средните бизниси ќе треба да ги доставуваат финансиските извештаи преку СБР од финансиската 2017 година наваму. Исто така, за овие бизниси ќе се воведе привремена, алтернативна онлајн услуга („opstellen jaarrekening“). Преку оваа услуга, средните бизниси можат сами да ги изготват финансиските извештаи во XBRL-формат. Потоа овие изјави може да се поднесат преку онлајн портал („Digipoort“). Ова значи дека корпорацијата нема да мора веднаш да купува „SBR-компатибилен“ софтвер.

Оваа услуга ќе биде привремена и ќе се заплени по пет години, сметајќи од 2017 година. Се уште нема обврска за големите бизниси и структурите на средните групи да ги поднесуваат финансиските извештаи преку СБР. Тоа е затоа што овие бизниси треба да се справат со многу сложен сет на барања. Очекувањата се дека овие бизниси ќе имаат можност да изберат помеѓу поднесување преку SBR или поднесување преку специфичен европски формат од 2019 година наваму.

Нема правила без исклучоци

Правилото не би било правило доколку не се прават исклучоци. Две, поточно. Новите правила во врска со поднесувањето на финансиските извештаи не се применуваат за правни лица и компании со седиште надвор од Холандија, кои, врз основа на Handelsregisterbesluit 2008 (Резолуција за трговски регистар 2008), имаат обврска да ги поднесат финансиските документи во Стопанската комора, колку и во формата во која овие документи треба да се објават во земјата на седиштето.

Вториот исклучок е направен за издавачите како што е дефинирано во член 1:1 од Wft (Закон за финансиска супервизија) и подружници на издавач, во случај тие да се самите издавачи. Издавач е секој кој сака да издава хартии од вредност или има намера да издаде хартии од вредност.

Други точки на внимание

Сепак, тоа не е се. Самите правни лица треба да земат предвид некои дополнителни важни аспекти. Еден од овие аспекти е фактот што правното лице ќе остане одговорно за поднесување финансиски извештаи кои се во согласност со закон. Меѓу другото, тоа значи дека финансиските извештаи треба да можат да создадат таков увид што може доволно да ја процени финансиската состојба на правното лице.

Затоа ја советувам секоја компанија внимателно да ги проверува податоците во финансиските извештаи пред да бидат поднесени во секое време. Последно, но не и најмалку важно, обрнете внимание на фактот дека одбивањето да се поднесат изјавите на начин како што е пропишан, ќе претставува прекршок врз основа на Wet op de Economische Delicten (Закон за економски прекршок). Прилично погодно, потврдено е дека финансиските извештаи креирани преку SBR-методот може да се користат од собранието на акционери за да се утврдат овие извештаи. Овие сметки, исто така, може да бидат предмет на ревизија од страна на сметководител во согласност со член 2:393 од Граѓанскиот законик на Холандија.

Заклучок

Со воведувањето на Законот за електронско пополнување во трговски регистри и придружната Резолуција, владата прикажа убав дел од прогресивноста. Како резултат, ќе стане задолжително малите и средни претпријатија финансиските извештаи да ги депонираат електронски од годините 2016 и 2017 година, освен ако компанијата спаѓа во рамките на еден од исклучоците. Предностите се бројни. Сепак, јас ги советувам сите компании да ги одржат своите духови, бидејќи крајната одговорност сè уште останува на самите компании кои имаат обврска да поднесуваат датотеки и како директор на компанијата, вие сигурно не сакате да останете да се справите со последиците.

Контакт

Доколку имате дополнителни прашања или коментари откако ќе ја прочитате оваа статија, слободно контактирајте со г. Руби ван Керсберген, адвокат во Law & More преку [заштитена по е-пошта] или г-дин Том Мивис, адвокат во Law & More преку [заштитена по е-пошта] или јавете ни се на +31 (0)40-3690680.