Работодавачот мора да води евиденција за своите вработени, а во исто време може да обработува само лични податоци што се неопходни за работниот однос. Овие две обврски се среќаваат во досието на персоналот, а практичното прашање е секогаш исто: што може да влезе, што не може и колку долго може да остане таму.
Што може да се задржи
Податоци потребни за извршување на договорот за вработување и за усогласување со законските обврски: име и адреса, датум на раѓање, број на граѓанска служба, копија од документот за идентификација заверена на почетокот на вработувањето, договорот и неговите измени, податоци за плата и исплата на плати, проценки и кореспонденција за учинокот, евиденција за обуки, датуми на отсуства и евиденција поврзана со предупредувања или дисциплински прашања.
Граѓанскиот број и копијата од документот за идентификација се наоѓаат во досието бидејќи ги бараат законите за даноци и социјално осигурување; истиот тој услов ги прави законски. Барањето копија од документ за идентификација за која било друга цел не е дозволено.
Што не може да се чува
Здравствените податоци се главната стапица. Кога вработениот ќе пријави дека е болен, работодавачот може да евидентира дека вработениот е отсутен, од кој датум и кое е очекуваното времетраење, заедно со тоа што вработениот може, а што не може да прави на работа и какви било потребни прилагодувања. Работодавачот не смее да ја евидентира природата на болеста, дијагнозата, третманот или лековите, дури и кога вработениот тоа го нуди доброволно. Овие информации му припаѓаат на лекарот на компанијата, чие досие е одвоено и до кое работодавачот нема пристап.
Подеднакво несоодветни се и податоците за религијата, политичкото мислење, членството во синдикатот, етничкото потекло и сексуалната ориентација, освен ако не се применува специфичен законски исклучок; белешките за приватниот живот на вработениот кои немаат никакво влијание врз работата; и неструктурираните лични впечатоци евидентирани од менаџерите, кои вработените имаат право да ги видат и кои се читаат многу поинаку во спор отколку кога биле напишани.
Колку долго може да се чуваат податоци?
GDPR не утврдува фиксни периоди; правилото е дека податоците не смеат да се чуваат подолго од потребното. Во пракса се користат два реда: повеќето податоци за персоналот се отстрануваат во рок од околу две години од завршувањето на работниот однос, додека податоците потребни за даночни цели - евиденција за плати, копија од документ за идентификација, изјава за данок на плата - се чуваат седум години, бидејќи даночниот орган го бара тоа.
Апликациите од кандидатите кои не се вработени обично се уништуваат во рок од четири недели или до една година со согласност на кандидатот. Распоредот за чување на барањата што ги одредува овие периоди по категорија, а всушност се применува, е она што ја претвора усогласеноста од аспирација во доказ.
Правата на вработениот
Вработените имаат право да го видат своето досие, да побараат исправка на неточни податоци и, во одредени околности, да ги избришат. Барањето за пристап е право, а не непријателски чин и мора да се одговори во рок од еден месец. Во пракса, овие барања често пристигнуваат на почетокот на спорот, што е добра причина да се чуваат досиеја што можат да се прикажат без срам.
Практична контролна листа за проверка
Чувајте по една датотека по вработен со дефинирана структура, така што ќе биде јасно што има во неа. Ограничете го пристапот на оние на кои им е потребен и евидентирајте кој има пристап. Чувајте ги податоците за болеста кај лекарот на компанијата и надвор од досието на персоналот. Применувајте ги периодите на чување на фиксен датум секоја година, а не од случај до случај. И евидентирајте го сето ова во регистарот за обработка, што е првиот документ што ќе го побара надзорниот орган.
Совети
Ги разгледуваме практиките за досиеја на персоналот, ги составуваме распоредите за чување на лични податоци и ги изработуваме изјавите за приватност за вработените и советуваме каде пристигнува барање за пристап во средината на спор. Ве молиме контактирајте Law & More; нашите адвокати за вработување и приватност работат заедно на овие прашања.
