Закон за електронско пополнување во трговски регистри: како се движи владата со времето
Вовед
Помагањето на меѓународните клиенти кои имаат бизнис во Холандија е дел од мојата секојдневна пракса. На крајот на краиштата, Холандија е одлична земја за водење бизнис, но учењето на јазикот или навикнувањето на холандските деловни практики може да биде понекогаш комплицирано за странските корпорации. Затоа, честопати се цени една помошна рака. Обемот на мојата помош се движи од помагање во сложени задачи, па сè до помагање во комуникација со холандските власти. Неодамна, добив прашање од клиент за да објаснам што е наведено точно во писмото на Холандската трговска комора. Ова едноставно, но важно и информативно писмо се однесуваше на новост во составувањето на финансиските извештаи, што наскоро ќе биде можно само по електронски пат. Писмото беше резултат на желбата на владата да се придвижи со времето, да ги искористи предностите на електронската размена на податоци и да воведе стандардизиран начин на справување со овој процес на повторување на годишно ниво. Затоа финансиските извештаи треба да се депонираат електронски од финансиската 2016 година или 2017 година, како што е отелотворено во влажното депонирање во ракувачи со регистар langs elektronische weg (Закон за електронско пополнување во трговски регистри), кој беше воведен заедно со електронската електроника Бешлуит депонирање на ракометни регистри (Резолуција за електронско пополнување во трговски регистри); вториот обезбедува дополнителни, детални правила. Сосема уста, но што точно значи овој акт и резолуција?
Тогаш и сега
Претходно, финансиските извештаи може да се депонираат во Стопанската комора и по електронски пат и на хартија. Холандскиот граѓански законик сè уште во голема мерка знае одредби засновани на депозит на хартија. Во моментов, овој метод може да се види како застарен и јас всушност бев малку изненаден што овој развој не се појавил порано. Не е тешко да се замисли дека поднесувањето на финансиски извештаи на хартија има многу недостатоци во споредба со електронското поднесување на овие документи кога се гледа од перспектива на трошок и време. Помислете на трошоците за хартија и трошоците и времето потребно за да ги ставите годишните извештаи на хартија и да ги доставите - исто така на хартија - до Стопанската комора, која потоа треба да ги процесира овие писмени документи, дури и не споменувајќи ги времето и трошоците што се појавуваат кога дозволувате сметководител да ги подготви или провери овие (нестандардизирани) финансиски извештаи. Затоа, владата предложи да се искористи „СБР“ (скратено од: Стандарден деловен извештај), што е стандардизиран електронски метод за креирање и доставување финансиски информации и документи, заснован на каталог на податоци (холандска таксономија). Овој каталог содржи дефиниции на податоци, кои можат да се користат за креирање на финансиски извештаи. Друга предност на методот СБР е тоа што не само што ќе се поедностави размената на податоци помеѓу корпорацијата и Стопанската комора, туку, како резултат на стандардизацијата, ќе се олесни и размената на податоци со трети лица. Малите корпорации веќе можат да ги доставуваат годишните извештаи електронски преку употреба на методот СБР од 2007 година. За средни и големи бизниси оваа можност е воведена во 2015 година.
Па, кога и за кого?
Владата јасно стави до знаење дека одговорот на ова прашање е типичен случај на „важни работи“. Малите бизниси ќе бидат обврзани да ги доставуваат финансиските извештаи по електронски пат преку СБР од финансиската 2016 година наваму. Како алтернатива, малите бизниси кои (подготвуваат и) сами ги доставуваат финансиските извештаи, имаат можност да ги депонираат извештаите преку бесплатна онлајн услуга - услугата „zelf deponeren jaarrekening“ - која е во функција од 2014 година. Предност на ова услуга е дека нема да мора да купувате софтвер кој е „компатибилен со СБР“. Средните бизниси ќе треба да ги достават финансиските извештаи преку СБР од финансиската 2017 година наваму. Исто така, за овие бизниси ќе биде воведена привремена, алтернативна мрежна услуга („opstellen jaarrekening“). Преку оваа услуга, средни бизниси можат сами да ги подготват финансиските извештаи во формат XBRL. Потоа, овие изјави може да се достават преку портал преку Интернет („Дигипорт“). Ова значи дека корпорацијата не мора да мора веднаш да купи „компатибилен со SBR“ софтвер. Оваа услуга ќе биде привремена и ќе се искористи по пет години, сметајќи од 2017 година. Нема обврска за големите бизниси и структурите на средни групни групи да ги поднесат финансиските извештаи преку СБР. Ова е затоа што овие бизниси треба да се справат со многу сложениот пакет на барања. Очекувањето е дека овие бизниси ќе имаат можност да изберат помеѓу поднесување преку СБР или поднесување преку специфичен европски формат од 2019 година наваму.
Нема правила без исклучоци
Правило не би било правило доколку не се направат исклучоци. Два, да бидат прецизни. Новите правила во врска со составување на финансиските извештаи не се применуваат за правни лица и компании со регистрирана канцеларија надвор од Холандија, кои врз основа на Handelsregisterbesluit 2008 (Резолуција за трговски регистар 2008) имаат обврска да ги достават финансиските документи во Стопанската комора, колку и во форма во која овие документи треба да бидат откриени во земјата на регистрираната канцеларија. Вториот исклучок е направен за издавачите, како што е дефинирано во член 1: 1 од Wft (акт за финансиски надзор) и подружници на издавач, во случај овие да бидат издавачи. Издавач е секој кој сака да издава хартии од вредност или има намера да издава хартии од вредност.
Други точки на внимание
Сепак, тоа не е сè. Самите правни лица треба да внимаваат на некои дополнителни аспекти на важноста. Еден од овие аспекти е фактот дека правното лице ќе остане одговорно за составување финансиски извештаи што се во согласност со законот. Меѓу другото, ова значи дека финансиските извештаи треба да бидат способни да создадат таков увид што може доволно да ја процени финансиската состојба на правното лице. Затоа, ја советувам секоја компанија внимателно да ги проверува податоците во финансиските извештаи пред да бидат поднесени во секое време. Последно, но не и најмалку важно, обрнете внимание на фактот дека одбивањето да ги поднесете изјавите на начин како што е пропишано, ќе претставува прекршок врз основа на Wet op de Economyische Delicten (акт за економски престанок). Наместо пригодно, потврдено е дека финансиските извештаи создадени со методот СБР, можат да ги користат состаноците на акционерите за да ги утврдат овие изјави. Овие сметки може да бидат предмет на ревизија од сметководител во согласност со член 2: 393 од холандскиот граѓански законик.
Заклучок
Со воведувањето на Законот за електронско пополнување во трговски регистри и придружната Резолуција, владата прикажа убав дел од прогресивноста. Како резултат, ќе стане задолжително малите и средни претпријатија финансиските извештаи да ги депонираат електронски од годините 2016 и 2017 година, освен ако компанијата спаѓа во рамките на еден од исклучоците. Предностите се бројни. Сепак, јас ги советувам сите компании да ги одржат своите духови, бидејќи крајната одговорност сè уште останува на самите компании кои имаат обврска да поднесуваат датотеки и како директор на компанијата, вие сигурно не сакате да останете да се справите со последиците.
Контакт
Доколку имате дополнителни прашања или коментари по читањето на овој напис, слободно контактирајте го г-дин. Максим Ходак, адвокат при Law & More преку maxim.hodak@lawandmore.nl или г-дин. Том Меевис, адвокат во Law & More преку tom.meevis@lawandmore.nl или јавете ни се на +31 (0) 40-3690680.