Работодавците обработуваат многу податоци за своите вработени со текот на времето. Сите овие податоци се чуваат во персонална датотека. Оваа датотека содржи важни лични податоци и, поради оваа причина, од суштинско значење е тоа да се направи безбедно и правилно. Колку долго им е дозволено на работодавците (или, во некои случаи, се бара) да ги чуваат овие податоци? Во овој блог, можете да прочитате повеќе за законскиот период на чување на персоналните досиеја и како да се справите со него.
Што е кадровско досие?
Како што споменавме погоре, работодавачот често мора да се занимава со податоците за персоналот на своите вработени. Овие податоци мора да бидат правилно складирани, а потоа уништени. Ова се прави преку персонално досие. Ова ги вклучува деталите за името и адресата на вработениот(ите), договорите за вработување, извештаите за успешност итн. Овие податоци мора да се усогласат со барањата што ги следат прописите на AVG и мора да се чуваат одреден временски период.
(Ако сакате да знаете дали вашата персонална датотека ги исполнува барањата на AVG, проверете ја нашата листа за проверка на персоналната датотека AVG овде)
Задржување на податоците за вработените
AVG не дава конкретни периоди на чување на личните податоци. Не постои јасен одговор за периодот на чување на персоналното досие, бидејќи се состои од различни видови (лични) податоци. За секоја категорија на податоци се применува различен период на задржување. Тоа влијае и на тоа дали лицето се уште е вработено, или го напуштило работното место.
Категории на периоди на задржување
Како што е наведено погоре, постојат различни периоди на чување поврзани со чувањето на личните податоци во персоналното досие. Постојат два критериуми кои треба да се земат предвид, имено дали работникот е сè уште вработен или го напуштил работниот однос. Следното покажува кога одредени податоци треба да се уништат, поточно да се задржат.
Тековно кадровско досие
Не се поставени фиксни периоди на задржување за податоците содржани во тековното кадровско досие на вработен кој сè уште е вработен. AVG само наметнува обврска на работодавците да ги одржуваат досиејата за персоналот „ажурирани“. Тоа значи дека самиот работодавач е должен да одреди рок за периодично разгледување на кадровските досиеја и уништување на застарени податоци.
Детали за апликацијата
Податоците за аплицирање кои се однесуваат на апликант кој не е ангажиран мора да се уништат во рок од најмногу 4 недели по завршувањето на постапката за аплицирање. Податоци како што се мотивационо или писмо за апликација, CV, изјава за однесување, кореспонденција со апликантот спаѓаат во оваа категорија. Со согласност на барателот, можно е да се чуваат податоците околу 1 година.
Процес на реинтеграција
Кога работникот ќе заврши процес на реинтеграција и ќе се врати на своето работно место, се применува максимален период на задржување од 2 години по завршувањето на реинтеграцијата. Има исклучок од ова кога работодавачот е самоосигурувач. Во таа ситуација важи рок на задржување од 5 години.
Најмногу 2 години по завршувањето на работниот однос
Откако работникот ќе го напушти работниот однос, најголемиот дел од (личните) податоци во персоналното досие подлежат на период на чување до 2 години.
Оваа категорија вклучува:
- Договори за вработување и нивни измени;
- Преписка поврзана со оставка;
- Извештаи за проценки и прегледи на перформансите;
- Кореспонденција поврзана со унапредување/деградирање;
- Преписка за болест од UWV и лекар од компанијата;
- Извештаи поврзани со Законот за подобрување на вратарите;
- Договори за членство во Работниот совет;
- Копија од сертификат.
Најмалку 5 години по завршувањето на работниот однос
Одредени податоци за персоналните датотеки подлежат на период на чување од 5 години. Затоа работодавачот е должен да ги чува овие податоци во период од 5 години откако работникот ќе го напушти работниот однос. Ова се следните податоци:
- Извештаи за данок на плата;
- Копија од документ за идентификација на вработениот;
- Податоци за етничката припадност и потеклото;
- Податоци поврзани со даноците на плати.
Затоа, овие податоци треба да се чуваат најмалку пет години, дури и ако се заменети со нови изјави во персоналното досие.
Најмалку 7 години по завршувањето на работниот однос
Следно, работодавачот има и таканаречена „обврска за задржување данок“. Ова го обврзува работодавачот да ја води целата основна евиденција за период од 7 години. Значи, ова вклучува основни податоци, гарнитури за плати, евиденција за плати и договори за плати.
Истече периодот на задржување?
Кога ќе истече максималниот период на чување на податоците од персоналното досие, работодавачот повеќе не може да ги користи податоците. Овие податоци потоа треба да се уништат.
Кога ќе истече минималниот период на задржување, работодавачот може уништи овие податоци. Исклучок се применува кога е истечен минималниот период на задржување и работникот бара уништување на податоците.
Дали имате прашања во врска со периодите на задржување на досиејата на персоналот или периодите на задржување на други податоци? Ако е така, ве молиме контактирајте со нас. Нашиот адвокати за вработување со задоволство ќе ви помогнеме!